Voici 15 secrets pour devenir un expert en Excel rapidement

Voici quelques secrets pour devenir un expert en Excel

Vous voulez devenir un expert en Excel ? 

Avec la parution de la suite office 2010,  Microsoft a offert plus de surprises que jamais. Pour pouvoir  traiter des tonnes de gros volumes de données, vous ne pouvez pas ignorer le rôle important qu’Excel joue dans le travail quotidien. Cependant, à la fois pour les débutants et les utilisateurs avancés, il y a encore de nombreux conseils et astuces utiles qui sont souvent négligés.

Voici 20 secrets de la feuille de calcul Excel très utiles et que cous ne saviez peut-être pas! S’il vous plaît noter que toutes ces fonctions sont basés sur Microsoft Excel 2010.

1. Sélectionner tout en un seul clic

Vous savez peut-être la façon de sélectionner tout en utilisant le raccourci Ctrl + A, mais peu de gens savent que, avec un seul clic sur le bouton du coin gauche, comme indiqué sur la capture d’écran ci-dessous, toutes les données seront sélectionnés en quelques secondes.

Expert en Excel

2. Ouvrir plusieurs fichiers Excel en un clic

Lorsque vous avez plusieurs fichiers à gérer, plutôt que d’ouvrir des fichiers un par un, il y un moyen pratique pour les ouvrir tous en un seul clic. Sélectionnez les fichiers que vous souhaitez ouvrir, puis appuyez sur la touche Entrée du clavier, tous les fichiers seront ouverts simultanément.

3. Basculer entre différents fichiers Excel

Lorsque vous avez différentes feuilles de calcul ouvertes, il est vraiment ennuyant de naviguer entre les différents fichiers car,  une simple erreur sur une feuille peut parfois ruiner l’ensemble du projet. En utilisant les touches Ctrl + Tab, vous pouvez basculer entre les différents fichiers librement. Cette fonction est également applicable à d’autres fichiers comme différents onglets Windows dans Firefox lors de l’ouverture sous Windows 7.

4. Créer un nouveau raccourci Menu

Généralement, il y a trois raccourcis dans le menu du haut, qui sont Enregistrer, Annuler et répéter. Toutefois, si vous souhaitez utiliser plusieurs raccourcis comme Copier et Couper, vous pouvez les configurer comme suit:

Fichier> Options> barre d’outils Accès rapide, ajouter Couper et Copier à partir de la colonne de gauche vers la droite, l’enregistrer. Vous verrez deux autres raccourcis ajoutés dans le menu supérieur.

5. Ajouter une ligne diagonale à une cellule

Lors de la création d’une liste d’adresses  de camarades de classe par exemple, vous avez peut-être besoin d’une diagonale dans la première cellule pour séparer les différents attributs de lignes et de colonnes. Comment le faire? Tout le monde sait que Accueil-> Fond->Bordure permettent de changer de différentes manières les bordures et le fond d’une cellule.et même ajouter des couleurs différentes. Toutefois, si vous cliquez sur More Borders (bordures->plus ), vous obtiendrez plus de surprises, comme une ligne diagonale. Cliquez dessus et enregistrez, vous pouvez maintenant le faire immédiatement.

6. Ajouter plus d’une nouvelle ligne ou colonne

Vous pouvez connaître la façon d’ajouter une nouvelle ligne ou colonne, mais gaspiller vraiment beaucoup de temps si vous avez besoin d’insérer plus d’une, en répétant cette action N fois. La meilleure façon est de faire glisser et sélectionnez N lignes ou N colonnes (N est deux ou plus) si vous voulez ajouter N lignes ou N colonnes dessus, à gauche,  …  Faites un clic droit sur les lignes ou les colonnes en surbrillance et choisissez Insérer dans le menu déroulant.  N nouvelles lignes ou colonnes seront insérées au-dessus de la ligne ou à la gauche de la colonne que vous sélectionné en premier.

7. Déplacer rapidement et copier des données dans les cellules

Si vous souhaitez déplacer une colonne de données dans un tableur, la voie rapide est de choisir et déplacer le pointeur de la frontière, après qu’il se transforme en icône de flèche croisé, faites glisser pour déplacer la colonne librement. Que faire si vous voulez copier les données? Vous pouvez appuyer sur le bouton Ctrl avant de faire glisser pour déplacer;  toutes les données sélectionnées sont copiées dans nouvelle colonne.

8. Supprimer rapidement des cellules vides

Par défaut, quelques cellules seront vides pour diverses raisons. Si vous avez besoin de les supprimer pour maintenir la précision, en particulier lors du calcul de la valeur moyenne, la voie rapide est de filtrer toutes les cellules vides et les supprimer en un seul clic. Choisissez la colonne que vous souhaitez filtrer, aller à Données-> Filtre, après dans le menu déroulant en bas, décocher Sélectionner tout et puis cocher la dernière case, Vides. Toutes les cellules vides seront affichées immédiatement. Revenir à l’accueil et cliquez sur Supprimer directement, toutes les cellules vides seront supprimées.

9. Générer une valeur unique dans une colonne

Vous connaissez déjà la fonction clé du filtre, mais peu de gens utilisent le filtre avancée, qui sera appliqué à plusieurs reprises lorsque vous avez besoin de filtrer une valeur unique à partir des données dans une colonne. Cliquez pour choisir la colonne et aller à Données-> Filtre avancé. Une fenêtre pop-up apparaîtra. Comme le montre la capture d’écran, cliquez sur Copier vers un autre emplacement, qui devrait être en accord avec la deuxième zone rectangulaire rouge. Puis spécifiez l’emplacement cible en tapant la valeur ou en cliquant sur le bouton de la zone-choix. Dans cet exemple, l’âge unique peut être générée à partir de la colonne C et spectacle dans la colonne E. Ne pas oublier de choisir doublon, puis cliquez sur OK. La valeur unique montrée dans la colonne E peut être le contraste des données originales en C, raison pour laquelle il est recommandé de les copier vers un autre emplacement.

10. Navigation rapide avec Ctrl + touche de direction

Lorsque vous cliquez sur Ctrl + touche-flèche sur le clavier, vous pouvez passer rapidement d’une feuille à une autre dans différentes directions . Si vous voulez passer à la ligne de fond des données, juste essayer de cliquer sur Ctrl + bouton vers le bas.

11. Transposer les données d’une ligne dans une colonne

Vous souhaitez utiliser cette fonction si vous voulez transposer les données pour obtenir un meilleur affichage. Toutefois, retaper toutes les données serait la dernière chose que vous devez faire si vous ne savez pas bien utiliser cette fonction de transposition . Voici comment faire: copier la zone que vous souhaitez transposer, déplacer le pointeur vers un autre emplacement vide. Aller à Accueil-> Coller-> Transposition. Notez que cette fonction ne sera pas activée avant que vous n’ayez copié les données en premier.

12. Masquer les données soigneusement

Presque tous les utilisateurs savent comment cacher les données en cliquant sur la droite pour sélectionner la fonction Masquer, mais cela peut être facilement remarqué s’il ya seulement un peu de données. La meilleure et la plus facile pour cacher soigneusement les données est d’utiliser la fonction Format de cellule. Choisissez la région et aller à Accueil-> Fond-> Ouvrir Cellule- Format> Nombre des tabulations> CUSTOM-> Type ;;; -> Cliquez sur OK, puis toutes les valeurs dans la zone seront invisibles. Elles ne peuvent pas être trouvées dans la zone de prévisualisation à côté de la touche de fonction.

13. valeurs d’entrée commençant par 0

Quand une valeur d’entrée commence par zéro, Excel supprime le zéro par défaut. Plutôt que de changer le format de cellule, ce problème peut être facilement résolu en ajoutant un seul guillemet avant le premier zéro, comme indiqué.

14. Accélérer la saisie des termes compliqués avec correction automatique

Si vous avez besoin de répéter la même valeur et qu’il est compliqué de la taper, le meilleur moyen est d’utiliser la fonction de correction automatique qui va remplacer votre texte avec le texte correct. Prenez le nom, Liza Brown, par exemple, qui peut être remplacé par LZ. Par conséquent, chaque fois que je LZ entrée, il peut faire la correction automatique pour Liza Brown. Allez à Fichier-> Options> Proofing-> Options de correction automatique et entrée Remplacer le texte avec le texte correct dans la zone rectangulaire rouge, comme ci-dessous.

15. Devenir un expert en Excel: Un seul clique pour obtenir plus de statuts

La plupart des utilisateurs savent comment vérifier l’état de données dans le fond d’une feuille Excel, comme la moyenne et la valeur de la Somme. Cependant, savez-vous que vous pouvez déplacer le pointeur sur l’onglet du bas et cliquez à droite pour obtenir plus d’état, comme indiqué ci-dessous?